Skartační lhůta stanoví dobu v počtu let, po kterou mají být dokumenty uloženy v organizaci Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po roce, ve kterém dokument vznikl, nebo byl vyřízen nebo ztratil pro organizaci správní či provozní potřebu. Skartační lhůty nesmějí být svévolně zkracovány; organizace však může v odůvodněných p [..]

Archivací se rozumí souhrn činností spojených s řádnou péčí o dokumenty původců.

Spisovou službou se rozumí souhrn činností spojených s příjmem, evidencí, označováním, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů; Za spisovou službu lze označit také soubor pravidel a opatření zajišťujících řádný chod administrativy a zároveň též práce, vykonávané podle těchto pravidel; Z pohledu Archivní služby lze za Spisovou službu p [..]

Archivem je nazývána vyhovující budova nebo prostor ( místnost/ti ) sloužící k úschově archiválií za účelem jejich trvalé ochrany, uložení a odborného zpracování pro vědecké účely a praktické potřeby V praxi rozeznáváme tyto archivy:

se rozumí písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy trvalé dokumentární hodnoty, které vzešly z činnosti původců (tzn. státních orgánů, obcí, a jiných právnických a fyzických osob). Archiválie jsou záznamy vybrané - vzhledem k době vzniku, obsahu, původu a vnějším znakům - k trvalému uchování a přijaté do evidence archiválií. Ukládaj [..]

Archivní knihou se rozumí evidenční pomůcka s ustálenou rubrikací (tiskopis SEVT č. 02 498 0/B 498) sloužící k zaznamenávání přírůstků dokumentů do spisovny nebo archivu. V podnikové sféře se archivní knihy užívají spíše výjimečně, v praxi jejich funkci většinou plní:

Archivní krabici se rozumí speciální obal vyrobený zpravidla z tvrdého alkalického kartonu, který slouží k uchování dlouhodobé ochraně dokumentů před působením nepříznivých vlivů (např. prach, světlo, vlhkost ..) .

Archivní služba je souhrn činností spojených se shromažďováním, přejímáním, ukládáním, evidencí, ochranou, odborným zpracováním a využíváním archiválií.

je vyhrazená místnost spisovny nebo archivu, která je určena ke studiu archiválií a ostatních dokumentů.

se rozumí všechny písemné nebo jiné záznamy (výkresy, mapy, diagramy, fotografie, mikrofilmy, mikrofiše, zvukové záznamy, elektronické dokumenty vč. emailů ), které do organizace dochází nebo z její činnosti vznikají.